La risposta a interpello dell’Agenzia delle entrate n. 142/2024 del 24-6-2024 affronta il tema della dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi.

Le questioni trattate sono soprattutto di tipo fiscale, anche se ovviamente il tema ha riflessi lavoristici.

La normativa che regola la materia (riportata alla fine di questa circolare) prevede che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale … debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l’articolo 2, del D.M. 17 giugno 2014 e l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

A queste condizioni è quindi possibile dematerializzare i documenti rispondenti a quanto previsto dall’articolo 23bis del Dlgs n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Ulteriore condizione perché la dematerializzazione sia corretta è che i giustificativi allegati alle note spese trovino corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale (cfr. l’articolo 4, comma 3, dello stesso D.M.) senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche […]» (in tal senso anche la risposta n. 417 del 2019, cui si rinvia per ogni approfondimento).

L’articolo 22 del CAD stabilisce che la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. […]

Rispondendo a tutte queste condizioni le copie così formate sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.

L’ultima parte della risposta è dedicata al tema della certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti.

Si tratta di servizi soggetti a obbligo di fatturazione su richiesta del committente (dall’1-1-2024 la fattura deve essere emessa elettronicamente).

Se il committente non chiede la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico (nel caso specifico si trattava di carta di credito aziendale) non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).

Come si vede le ricevute rilasciate spesso su foglietti “volanti” non rispondono a questi requisiti.

Se il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014» (cfr. la già citata risposta ad interpello n. 417 del 2019).

Una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 4, comma 3, del medesimo decreto ministeriale.